Hilfe

Die Bedienung von appomento ist einfach und erfolgt in der Regel intuitiv. Haben Sie dennoch Fragen, werden Sie hier die Antwort finden. Unser Team pflegt diese Seite kontinuierlich, nimmt Anregungen unserer Kunden auf und verbessert das Hilfeangebot nachhaltig.

Registrieren für Kalender

So gehen Sie vor, wenn Sie mit appomento schnell und einfach Termine online anbieten möchten.

  1. Füllen Sie die "Violett" markierten Eingabefelder aus und klicken Sie auf "Registrieren". 1.3Registrieren01

  2. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm. appomento hat Ihnen eine E-Mail gesendet. Hier müssen Sie bestätigen, dass die E-Mailadresse Ihnen gehört. Somit wird verhindert, dass eine 3. Person Ihre Daten verwendet, um einen Kalender anzulegen. 1.3Registrieren02

Hinweis: Sogenannte "Wegwerf-E-Mail-Adressen" oder "Einweg-E-Mail-Adressen" machen keinen Sinn, denn die Terminvergabe funktioniert nur mit gültigen E-Mail-Adressen.

  1. Nach dem Klick auf den Bestätigungslink in Ihrer E-Mail, öffnet sich ein Fenster Ihres Webbrowsers und Sie können beginnen Ihren Kalender zu bearbeiten. Klicken Sie auf "Kalender erstellen". 1.3Registrieren03 Zeitgleich wird Ihnen die erfolgreiche Registrierung per E-Mail bestätigt.

  2. Personalisieren Sie Ihren Kalender. Füllen Sie die "Violett" markierten Felder aus und klicken Sie auf "Kalender erstellen". 1.3Registrieren04

  3. Nun öffnet sich die Startseite und Sie können sich "Anmelden". Nach erfolgreicher Anmeldung sehen sie das Auswahlfenster mit Ihren Kalendern. Klicken Sie auf "Mein Kalender" um mit der Eingabe von Terminen zu beginnen.

Hinweis: Nach erfolgreicher Personalisierung Ihres Kalenders (vgl. 4.) erhalten Sie per Mail ein Zertifikat von appomento. Wir empfehlen Ihnen den Ausdruck Ihres Zertifikates, damit Sie alle Daten in Ihren Unterlagen sicher verstauen können.


Anmelden für Kalender

Grundsätzlich gibt es zwei Wege zu Ihrem appomento-Kalender:

  1. Das Anmelden auf dieser Seite (appomento.com) führt Sie direkt zu Ihrem appomento-Kalender. Für die Anmeldung benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort. Nach erfolgreicher Eingabe sind Sie nur noch einen Klick von Ihrem Kalender entfernt. Bedien-Anm-001-02

  2. Sie können auch direkt auf Ihren Kalender zugreifen, indem Sie über Lesezeichen in Ihrem Browser Ihren appomento-Kalender (kalendername.appomento.com) aufrufen. Um Termine zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol oben rechts in der grauen Seitenleiste. Bedien-Anm-002

Nun geben Sie Ihren Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und Kennwort ein und klicken Sie auf "Anmelden". Nach erfolgreicher Anmeldung finden Sie in der Seitenleiste rechts weitere Symbole, um mit Ihrem Kalender zu arbeiten. Bedien-Anm-003


Termine erstellen

Nach erfolgreicher Anmeldung ändert sich die Seitenleiste rechts im Browserfenster. Vier Symbole weisen Ihnen den weiteren Weg. Klicken Sie auf das obere Symbol, um einen Termin zu erstellen. Bedien-Ter-Erst-001-02

Die Seitenleiste verschiebt sich nach links und gibt Ihnen ein Bedienfeld frei, in welchem Sie mit wenigen Eingaben einen Termin online anbieten können. Bedien-Ter-Erst-002-02

Nach dem Klick auf "Termin anlegen" wird auf der linken Seite, in der Terminübersicht, ein Termin hinzugefügt. Bedien-Ter-Erst-003


Termine bearbeiten

Im täglichen Gebrauch des appomento-Kalenders bekommen Termine Markierungen in drei Farben:

  1. GRÜN markierte Termine sind online verfügbar und auf Ihrer Webseite buchbar.
  2. GELB markierte Termine zeigen angefragte Termine - Kunden haben eine Buchungsanfrage gestellt und warten auf Ihre Bestätigung oder Absage.
  3. ROT markierte Termine sind bestätigte Termine.

Um einen Termin zu bearbeiten, klicken Sie auf den Termin. Die Seitenleiste rechts öffnet den Bearbeitungsmodus (Stiftsymbol, 2. von oben). 1.3T-Bearbeiten01

WICHTIG: Jede Änderung von Terminen, die GELB oder ROT dargestellt werden, zieht eine Benachrichtigung an den Kunden nach sich, der eine Buchungsanfrage gestellt hat bzw. einen festen Termin bei Ihnen hat.

"verfügbare" (grüne) Termine bearbeiten

Klicken Sie auf einen verfügbaren, grünen Termin. Die Seitenleiste öffnet sich. Da Sie einen Termin ausgewählt haben, ergeben sich folgende Optionen: 1.3T-Bearbeiten02

  1. das Datum, die Uhrzeit, die Dauer und die Stichwörter können eingetragen und/oder geändert werden,
  2. der Termin kann gelöscht werden,
  3. der Termin kann manuell reservieren werden, falls der Kunde zB telefonisch reserviert hat.

Hinweis: Bei der manuellen Vergabe von Terminen öffnet sich ein Fenster. Geben Sie die Daten des Nutzers ein (erfragen Sie diese z.B. am Telefon). Der Nutzer bekommt von Ihnen eine Bestätigungsmail mit einer Notiz von Ihnen und/oder einer angehängten Datei (z.B. einen Fragebogen). 1.3T-Bearbeiten03 Danach bestätigen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf "Änderungen speichern" oder "Termin annehmen" bei manueller Buchung.

"angefragte" (gelbe) Termine bearbeiten

Klicken Sie auf einen "angefragten", GELB markierten Termin. Die Seitenleiste öffnet sich. Da Sie einen Termin ausgewählt haben, ergeben sich folgende Optionen: 1.3T-Bearbeiten04

  1. das Datum, die Uhrzeit, die Dauer und die Stichwörter können eingetragen und/oder geändert werden,

Konsequenz: Der Kunde, der eine Buchungsanfrage gestellt hat, wird über die Veränderung des Termins informiert.

Hinweis: Wir raten von einer Änderung von Terminen ab und empfehlen die Buchungsanfrage abzulehnen.

  1. der Termin kann gelöscht werden,

Konsequenz: Der Kunde erhält eine Absage und der Termin verschwindet aus Ihrem Onlineangebot.

  1. Sie können den Termin "annehmen". Der Termin ändert sich von "angefragt" (GELB) zu "bestätigt" (ROT),

Konsequenz: Der Kunde erhält eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Sie haben dem Kunden den Termin bestätigt.

  1. der Termin kann abgelehnt werden. Der Termin ändert sich von "angefragt" (GELB) zu "verfügbar" (GRÜN).

Konsequenz: Der Kunde erhält eine Absage per E-Mail. Der Termin wird online wieder angeboten

  1. Danach bestätigen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf "Änderungen speichern".

"bestätigte" (rote) Termine bearbeiten

Klicken Sie auf einen "bestätigten" (roten) Termin. Die Seitenleiste öffnet sich. Da Sie einen Termin ausgewählt haben, ergeben sich folgende Optionen: 1.3T-Bearbeiten05

  1. das Datum, die Uhrzeit, die Dauer und die Stichwörter können eingetragen und/oder geändert werden,

Konsequenz: Der Kunde, der eine Buchungsanfrage gestellt hat, wird über die Veränderung des Termins informiert.

Hinweis: Wir raten von einer Änderung von Terminen ab und empfehlen die Buchungsanfrage abzulehnen.

  1. der Termin kann gelöscht werden,

Konsequenz: Der Kunde wir darüber informiert, dass Sie den Termin nicht halten können und aufgefordert, sich ggf. mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Der Termin steht online nicht mehr zur Buchung zur Verfügung.

  1. der Termin kann abgelehnt werden,

Konsequenz: Der Kunde wird informiert und erhält den Hinweis, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen. Der Termin wird "verfügbar" (GRÜN) und wird online wieder angeboten.

Danach bestätigen Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf "Änderungen speichern".

Funktion: Stichwort

Sie können in Ihrem appomento-Kalender jedem Termin ein oder mehrere Stichworte hinzufügen. Die Stichworte erscheinen unter der Urzeit und der Dauer eines Termins in der Terminübersicht. stichwort-001

Anwendung 1

In unserem Beispiel handelt es sich um eine Anwaltskanzlei mit drei Anwälten (FA Meier, FA Müller und FA Schulze). Besucht man die Webseite der Anwaltskanzlei und wünscht einen Termin bei einem bestimmten Fachanwalt, so können Kunden sich einen Termin bei ihrem Fachanwalt aussuchen, wenn den Terminen das Stichwort "Name des Anwalts" gegeben wurde.

Anwendung 2

In der Regel hat jeder Fachanwalt seine eigene Webseite. Unsere Fachanwälte teilen sich einen Besprechungsraum in der Anwaltskanzlei. Ist der Raum durch einen Anwalt belegt, können die anderen Anwälte zu diesem Zeitpunkt keinen Termin anbieten. Im appomentoKalender sehen alle drei Anwälte ihre Termine und die Termine ihrer Kollegen und können somit untereinander Termine abstimmen.

Durch die STICHWORT-Funktion werden auf der Webseite eines Fachanwalts nur seine eigenen Termine angezeigt und nicht die seiner Kollegen. Vergleichen Sie dazu den Menüpunkt "Kalender auf Webseiten einbinden".

Kalender verlinken

Die einfachste Form für die Vergabe von Terminen ist ein Link auf Ihren Kalender. Sie brauchen dazu nur ihre Kalender-Adresse kopieren und in ihrer Homepage verlinken.

Bsp: [Möchten Sie einen Termin auf der Testseite von appomento buchen, dann klicken Sie hier](https://appomento-testseite.appomento.com).

Kalender auf Webseiten einbetten

Erstellen Sie eine Seite in Ihrem Webprojekt, die für die Vergabe von Terminen verwendet werden soll oder schaffen Sie Platz für einen Rahmen (iFrame), wie in unserem Beispiel. Bedien-Einbinden-001 Öffnen Sie nun Ihren appometo-Kalender in einem Webbrowser. 1.3T-Einbetten01

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Kalendereinstellungen zu öffnen.
  2. Scrollen Sie in der Seitenleiste nach unten zu "Kalender in Seite einbetten".
  3. Geben Sie die Breite und Höhe des "Fensters" an, in dem Ihr appomento-Kalender angezeigt werden soll.
  4. Sie können die "Stichworte", die Sie einzelnen Terminen vergeben haben "verstecken". Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden die Stichwörter auf Ihrer Webseite nicht gezeigt, sondern nur die Zeiten.
  5. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit nur Termine mit bestimmten "Stichwörtern" auf Ihrer Webseite anzuzeigen. Tragen Sie dazu das oder die entsprechenden Stichwörter in das freie Feld "Stichwort filtern" ein (mehrere Stichwörter sind möglich!).
  6. Kopieren Sie den Quelltext und fügen Sie ihn an die entsprechende Stelle in Ihrer Webseite ein.

Hinweis: Unter Umständen lassen Sie diese Arbeit von Ihrem Webdesigner oder einem Fachmann machen.

Anwendungsbeispiel A

Drei Fachanwälte nutzen einen Kalender gemeinsam. Jeder Termin zeigt den jeweiligen Anwalt an, bei dem man einen Termin buchen kann. Bedien-Einbinden-003n Das Beispiel von Max Mustermann zeigt alle freien Termine mit Stichwörtern (vgl. FA Meier) an. Max Mustermann hat keinen Filter verwendet und die Stichpunkte werden angezeigt.

Anwendungsbeispiel B

Drei Anwälte haben einen gemeinsamen Kalender. FA Meier hat eine eigene Webseite und möchte, dass dort nur seine Termine angezeigt werden. Bedien-Einbinden-004 In diesem Beispiel hat FA Meier die Stichwörter "versteckt" und das Stichwort "FA Meier" gefiltert.

Konsequenz: Nur seine Termine werden auf seiner Webseite angezeigt.

Anwendungsbeispiel C

In einer Logopädie-Praxis arbeiten zwei spezialisierte Logopäden unabhängig voneinander. Beide nutzen einen gemeinsamen Kalender. Bedien-Einbinden-005 Unser Beispiel zeigt die Einbindung von zwei iFrames auf einer Webseite. In beiden iFrames wurden die Stichwörter "versteckt". Links werden alle Termine von "Angela" angezeigt (Filtern nach Stichwort "Angela") und rechts werden alle Termine von Bill angezeigt (Filtern nach Stichwort "Bill").

Kalender abonnieren

Ihr appomento-Kalender bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Termine stänig im Überblick zu haben. Über ein Kalenderabonement können Sie sich Ihren Kalender in allen gängigen Kalender-Apps auf jedes Endgerät holen. 1.3T-Abo01

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der Seitenleiste rechts (3. Symbol von oben).
  2. Scrollen Sie in der Seitenleiste nach unten zu "Termine als Kalender abonieren:".
  3. Setzen Sie die Häkchen, um die ausgewählten Termine in Ihrer Kalendersoftware zu sehen.
  4. Kopieren Sie die Kalenderadresse und fügen Sie den Link an der entsprechenden Stelle in den Einstellungen Ihrer Kalender-App ein.

Beispiel A

Bedien-Abbo-002n Hier wurden die Häkchen bei "verfügbar", "angefragt" und "bestätigt" gesetzt (1). Auf der linken Seite der Abbildung sehen Sie die Einträge im appomento-Kalender, in der Mitte den Ausschnitt aus der Seitenleiste und rechts eine Listenansicht aus einer Kalenderapp. Ihre appomento-Termine erkennen Sie ganz leicht an den farbigen Symbolen (3).

Beispiel B

Bedien-Abbo-003n In diesem Beispiel werden nur die "angefragten" und "bestätigten" Termine im Kalenderabonement angezeigt (1). Ihre appomento-Termine erkennen Sie ganz leicht an den farbigen Symbolen (3).

Kalendereinstellungen bearbeiten

Grundsätzliche Einstellungen an Ihrem appomento-Kalender können Sie wie folgt vornehmen: 1.3T-Einstellungen01

  1. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der Seitenlsite rechts (3. Symbol von oben).
  2. Unter "Name" finden Sie ein Eingabefeld. Hier können Sie Ihrem Kalender einen Namen geben. Dieser Kalendername wird Ihnen z.B. in Kalenderapps angezeigt, wenn Sie Ihren Kalender abonieren.
  3. Fügen Sie Ihr Logo ein. Das Logo erscheint links oben im Kalender und hat eine optimale Größe von 300x75 Pixel. (vgl. "Max Mustermann" in unserem Beispiel). 1.3T-Einstellungen02
  4. Eine Auswahl an Gründen für Terminbuchungen erstellen. Stellt ein Nutzer eine Buchungsanfrage, kann er hier einen Grund für seine Buchungsanfrage auswählen. Sie erfahren den Grund mit der E-Mail zur Buchungsanfrage.
  5. Die Änderung Ihres Passworts nehmen Sie in den drei Eingabefeldern unter "Passwort ändern" vor. Wir empfehlen die Verwendung sicherer Passwörter und die Verwendung von Passwortmanagern. Lesen Sie hierzu einen Beitrag von datenschutz.org

Weitere Einstellungen, die Sie an Ihrem Kalender vornehmen können, erscheinen, wenn Sie in der Seitenleiste nach unten Scrollen.

"Termine auf der eigenen Seite anbieten" wird in dieser Bedienungsanleitung seperat behandelt. Klicken Sie dazu hier, um mehr über diese Einstellung zu erfahren.

"Kalender abonieren" wird ebenfallst als extra Menüpunkt in dieser Bedienungsanleitung behandelt. Klicken Sie dazu hier!